Política de Privacidade

1Quem somos

A Hotel Solutions é uma aplicação de gestão de unidades hoteleiras desenvolvida pela INSIGHTORY.LAB, marca de Gustavo Henriques, empresário em nome individual, com o NIF 255014287.

Para qualquer questão sobre privacidade ou dados pessoais, contacte-nos através de [email protected].

2O hotel e a INSIGHTORY.LAB

A aplicação é usada por unidades hoteleiras (os nossos clientes) e pelas suas equipas. Por isso há dois papéis diferentes:

• Dados que cada hotel introduz e gere (colaboradores, recursos humanos, horários, picagens, tarefas, hóspedes e reservas): o hotel é o responsável pelo tratamento e a INSIGHTORY.LAB trata-os apenas por conta dele, para lhe prestar o serviço (subcontratante).
• Dados das contas dos clientes, faturação e funcionamento do serviço: a INSIGHTORY.LAB é a responsável pelo tratamento.

Se é colaborador de um hotel e quer consultar, corrigir ou apagar dados da sua ficha de recursos humanos, fale primeiro com a entidade empregadora. Nós ajudamos o hotel a responder ao seu pedido.

Se é hóspede e fez um pedido pelo código QR do quarto, o responsável pelos seus dados é o hotel onde está alojado. Pode exercer os seus direitos junto da receção. A secção 3, em "Hóspedes", descreve o que fica guardado.

3Que dados tratamos

Conta e acesso

• Nome, email, cargo e unidade hoteleira a que pertence.
• Palavra-passe, guardada de forma cifrada pelo nosso fornecedor de autenticação (nunca a vemos), códigos de verificação enviados por email e dispositivos que marcou como confiáveis.

Recursos humanos (introduzidos pelo hotel)

• Dados de identificação e contacto, dados contratuais e salariais, documentos e recibos de vencimento.
• Horários, folgas, férias, banco de horas, avaliações de desempenho, certificados e fardamento.
• Respostas ao check-in "Como se sente hoje?" e aos quizzes de standards.
• Fichas de colaboradores que ainda não têm conta na aplicação, criadas pelo hotel e que podem ser associadas mais tarde à conta da pessoa.

Picagem de ponto

• A hora de cada picagem.
• Localização: o hotel pode exigir que a picagem seja feita no local. Nesse caso, a localização do aparelho é pedida só no momento da picagem, apenas para confirmar a distância ao hotel, e não é guardada.
• Câmara: usada só para ler códigos QR e para tirar as fotografias que decide anexar (por exemplo, às tarefas).

Trabalho do dia a dia

• Tarefas de manutenção e limpeza, comentários e fotografias anexadas.
• Mensagens do chat interno da equipa, incluindo tarefas e pedidos de hóspedes partilhados nas conversas, que são apagadas automaticamente ao fim de 7 dias, e notificações.

Hóspedes

• Pedidos feitos no código QR do quarto: manutenção, housekeeping, espreguiçadeiras (datas de início e de fim e número de pessoas) e avaliação da estadia, com as notas e comentários que o hóspede escreve, o quarto e a língua escolhida na página. O hóspede não cria conta nem precisa de indicar o nome.
• Respostas do hotel: o estado de cada pedido e, nos pedidos de espreguiçadeira, as contrapropostas e a resposta do hóspede.
• Reservas da praia, introduzidas pelo hotel ou criadas a partir de um pedido do hóspede, associadas ao quarto.
• Ementa online: o hóspede só lê a ementa do hotel e não envia dados. O endereço identifica a unidade e o telemóvel guarda apenas a língua escolhida.
• "Os meus pedidos": para o hóspede acompanhar os seus pedidos, o telemóvel dele guarda um código aleatório, que segue com cada pedido. Só esse telemóvel vê esses pedidos, e só os dos últimos 7 dias; outra pessoa no mesmo quarto, com outro telemóvel, não os vê.

Faturação

• Dados de faturação da unidade hoteleira. Os pagamentos são processados diretamente pela Stripe ou pela Easypay: não recebemos nem guardamos dados de cartões.

Dados técnicos

• Registos técnicos necessários à segurança e ao funcionamento do serviço e, se as ativar, as subscrições de notificações do seu aparelho.
• Ao abrir qualquer página, o seu endereço IP, o navegador e o endereço pedido ficam nos registos dos fornecedores que entregam o site (secção 5), para o servir e o proteger de abusos. Também acontece a quem abre a página de pedidos de um quarto sem chegar a fazer nenhum pedido.

4Para que usamos os dados

• Prestar o serviço contratado pelo hotel: gestão de equipas, horários, picagem, tarefas, comunicação interna e restantes módulos (execução do contrato).
• Manter a aplicação segura: verificação de acessos, prevenção de abusos e resolução de problemas (interesse legítimo).
• Estatísticas internas do hotel, por exemplo tempos de resposta aos pedidos dos hóspedes, avaliações médias e línguas mais usadas, calculadas a partir dos pedidos e sem identificar hóspedes (interesse legítimo do hotel).
• Cumprir obrigações legais, por exemplo de faturação.
• Enviar notificações sobre o seu trabalho (pedidos aprovados, novas tarefas, mensagens), que pode desligar nas definições do aparelho (consentimento).

Não vendemos dados pessoais, não os usamos para publicidade e não tomamos decisões automatizadas com efeitos jurídicos sobre si.

5Com quem partilhamos

Usamos fornecedores que tratam dados apenas segundo as nossas instruções e com contratos de proteção de dados:

• Supabase — base de dados, autenticação, ficheiros e funções do servidor.
• Cloudflare — entrega e proteção dos sites e alojamento das páginas dos hóspedes (clientshotelsolutions.com). Vê o endereço IP e o endereço pedido por quem os visita; nas páginas dos hóspedes, esse endereço identifica o quarto ou a unidade. Os pedidos à base de dados e às funções do servidor vão diretamente para a Supabase, sem passar pela Cloudflare, por isso esta não vê palavras-passe, pedidos de hóspedes nem dados de recursos humanos.
• GitHub — alojamento das páginas da aplicação (adminhotelsolutions.com). Não recebe os dados das contas.
• jsDelivr — rede de distribuição que entrega bibliotecas de código aberto às páginas da aplicação (a página dos hóspedes não a usa). Vê o endereço IP e o navegador de quem abre essas páginas; não recebe dados das contas nem dos pedidos.
• SendGrid (Twilio) — envio dos emails da aplicação, como os convites e os códigos de verificação. Recebe o endereço de email e o conteúdo da mensagem de quem os recebe.
• OpenAI — só quando a administração da unidade ativa e a equipa usa funções de inteligência artificial: a leitura de faturas e de relatórios do PMS, a análise do SAF-T e os assistentes da cozinha e da manutenção ("Mr. Manu"). É enviado apenas o documento ou o resumo necessário; no caso do assistente da manutenção, um resumo das tarefas e dos equipamentos da unidade, incluindo títulos, descrições e comentários. Segundo a OpenAI, estes dados não são usados para treinar os seus modelos e são apagados ao fim de até 30 dias.
• Stripe e Easypay — pagamentos de subscrições.
• Apple e Google — entrega das notificações e distribuição das apps.

Alguns destes fornecedores podem tratar dados fora do Espaço Económico Europeu. Nesses casos, a transferência é protegida pelas cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Comissão Europeia ou por uma decisão de adequação.

Também podemos ter de partilhar dados quando a lei o exija ou por ordem de uma autoridade competente.

6Durante quanto tempo guardamos

• Enquanto a conta e o contrato do hotel estiverem ativos.
• As mensagens do chat interno são apagadas ao fim de 7 dias.
• Os pedidos dos hóspedes ficam guardados enquanto o hotel usar o serviço, para o seu histórico e estatísticas; na página do QR, o hóspede só vê os pedidos dos últimos 7 dias.
• Quando um hotel deixa de usar o serviço, os seus dados são eliminados a pedido do hotel ou no prazo acordado com ele, exceto o que a lei obrigue a conservar (por exemplo, documentos de faturação).
• Registos técnicos (endereço IP, navegador, página pedida, hora e erros): na Supabase são guardados durante 7 dias. A Cloudflare mantém-nos durante um período limitado, que não indica em número de dias. O endereço IP e o navegador de uma sessão iniciada ficam guardados enquanto essa sessão existir. Os restantes fornecedores da secção 5 mantêm os seus registos segundo as suas próprias políticas.

7Os seus direitos

Nos termos do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), tem direito a aceder aos seus dados, a corrigi-los, a pedir que sejam apagados, a limitar ou a opor-se ao seu tratamento, à portabilidade e a retirar o consentimento que tenha dado.

Para exercer estes direitos, escreva para [email protected]. Se o pedido for sobre dados de recursos humanos, encaminhamo-lo para o hotel, que é o responsável por esses dados. Respondemos no prazo máximo de um mês.

Tem também o direito de apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (www.cnpd.pt).

8Eliminar a conta

Pode apagar a sua conta na própria aplicação, em People › Perfil › Apagar conta. Isto apaga os seus dados de acesso — o email e a palavra-passe com que entra na aplicação — e as permissões associadas. A sua ficha de colaborador e o restante histórico mantêm-se na unidade hoteleira, que é a responsável por esses dados, e passam a aparecer como colaborador "Sem conta".

Para pedir que toda a sua informação seja apagada (direito ao esquecimento), envie um email ao seu superior na unidade hoteleira onde trabalha. Os dados que o hotel tenha de conservar por lei (por exemplo, recibos de vencimento) ficam sob a responsabilidade do hotel. A conta de Administração de uma unidade apaga-se através de [email protected].

9Segurança

• Todas as ligações são cifradas (HTTPS).
• Cada unidade hoteleira só tem acesso aos seus próprios dados e, dentro dela, cada pessoa vê apenas o que o seu cargo permite.
• Ao iniciar sessão num dispositivo novo é pedido um código de verificação enviado por email.
• Documentos e recibos ficam em armazenamento privado e só abrem através de ligações temporárias.

10Cookies e armazenamento no aparelho

Não usamos cookies de publicidade nem de estatísticas. A aplicação guarda no seu aparelho apenas o necessário para funcionar: a sessão iniciada, a língua escolhida e algumas preferências de visualização (por exemplo, o menu lateral recolhido ou avisos já lidos).

Na página de pedidos do hóspede (código QR do quarto), o telemóvel guarda a língua escolhida, um código aleatório do aparelho e quais os pedidos que já foram vistos, para mostrar "Os meus pedidos" e o número de novidades. Esta informação não identifica a pessoa e desaparece se apagar os dados do navegador. Na ementa online o telemóvel guarda só a língua escolhida.

11Menores

A Hotel Solutions é uma ferramenta profissional e não se destina a menores de 16 anos.

12Alterações a esta política

Se esta política mudar, a nova versão é publicada nesta página com a data de atualização. Se a alteração for importante, avisamos também na aplicação.